Hankinnan valmistelu

Hankinnan valmistelu tuottaa suunnitelman, jolla tietojärjestelmän hankinta voidaan toteuttaa. Sen merkitys on suuri hankinnan onnistumiselle ja hyvin tehtynä se tuottaa merkittäviä säästöjä sekä kustannuksissa että ajankäytössä. Huonosti toteutettu valmisteluvaihe siirtää tarvittavien selvitysten ja päätösten tekemisen joko järjestelmän valintavaiheeseen tai jopa toimitusprojektiin asti. Hyvä hankinnan suunnittelu tarvitsee onnistuakseen selkeät tavoitteet ja hyvät pohjatiedot. Se sisältää myös vastaukset kysymyksiin, mistä ja milloin tiedämme, onnistuuko hankinta? Hankinnan valmistelu ositetaan seuraaviin vaiheisiin:

Tilanneanalyysi

Tilanneanalyysin avulla varmistetaan, että hankinnan perusteet ovat johdetut liiketoiminnan kehittämistarpeista. Siinä tehdään myös hankkeen alustavat vaatimusmäärittelyt, kustannus- ja hyötyanalyysit sekä riskikartoitus. Myös vaihtoehtoiset ratkaisut arvioidaan. Hankinnan keskeiset sidosryhmät kartoitetaan ja hankkeen valmistelu organisoidaan.

Hanke-ehdotus

Hanke-ehdotus pohjautuu tilanneanalyysissä saatuihin tuloksiin ja se sisältää hankkeen kuvauksen, sen sidosryhmät ja tarpeet sekä liittymät muihin liiketoiminnan kehitysohjelmiin. Se sisältää kustannus- ja hyötyanalyysit ja arvion hankkeen takaisinmaksuajasta. Hankkeen mitoituksen avulla haetaan realistinen kuva järjestelmähankkeen laajuudesta kustannus-, työmäärä- ja aikataulu-suunnittelun pohjaksi.

Tarvemäärittelyllä varmistetaan, että järjestelmämääritykset ovat liiketoiminnan kehittämisestä johdetut ja oikeassa suhteessa riittävät hankinnan suunnittelun käynnistämiseksi. Toiminnallisten määritysten lisäksi kirjataan järjestelmän laatu- ja teknisen ratkaisun vaatimukset.

Hankkeen luonneanalyysillä selvitetään hankkeen jakautuminen eri projekteihin, jotka esitetään osana hanke-ehdotusta. Hanke-ehdotus sisältää myös ehdotuksen sen organisoinnista ja vastuista.

Hankintasuunnitelma

Hankintasuunnitelma antaa päätöksentekijöille kattavan kuvan suunnitellusta hankinnasta ja luo edellytykset eri toimittajien kilpailutukselle ja sopivimman ratkaisun löytymiselle.

Hankintasuunnitelma sisältää yksityiskohtaisen kuvauksen hankittavan tietojärjestelmän sisällöstä ja laatutekijöistä sekä arviointikriteereistä. Siinä esitetään myös hankkeen jakautuminen projektityypeittäin, vaiheistus ja aikataulu sekä niiden budjetit ja resursointi. Tämän lisäksi siinä on syytä kuvata hankinnan läpivientitapa ja sen laajuus sekä ongelmien ja riskienhallintamenettelyt.

Hankintasuunnitelma sisältää lisäksi kuvauksen hankintamenettelystä, hankinnan organisoinnista ja toimittajavaihtoehdoista.

 

Kysy lisää, miten Eveto voi auttaa hyvän hankintasuunnitelman toteuttamisessa…