Projektointi

Hyvin suunniteltu käyttöönottoprojekti luo edellytykset onnistuneelle järjestelmän käyttöönotolle. Projektin valmistelu kattaa suunnitelman projektin vaiheistukselle ja aikataululle, ohjausmenettelylle, resursoinnille, tiedottamiselle, muutosten- ja riskien hallinnalle.

Projektin suunnittelu

Projektin suunnittelun lähtötiedot on kuvattu jo huolellisesti tehdyssä hankintasuunnitelmassa. Hankintasuunnitelmassa kuvatut projektin tavoitteet ja tehtävät on kirjattava myös projekti-suunnitelmaan ja tarkennettava tarpeellisilta osin projektisuunnitelman dokumentteihin.

Hyvä projektisuunnitelma huomioi juuri siihen projektiin liittyvien tietämysalueiden tärkeyden ja keskeiset menestystekijät. Näiden tunnistaminen voidaan toteuttaa projektin haastavuus-analyysillä.

Projektin suunnittelu sisältää kuvauksen siitä, mitä projektilla halutaan saada aikaan, sekä kuinka se todennetaan. Projektin laajuus on kuvattava riittävän yksityiskohtaisesti, huomioiden kuitenkin se, minkä tyyppisestä projektista on kyse.

Keskeisiä projektisuunnitelman tietoja ovat suunniteltu aikataulu ja resursointi, sekä projektin johtamisen organisointi ja vastuun jakaminen. Aikataulutus kytketään toimituksen vaiheisiin, hyväksyntöihin ja maksuposteihin.

Osana projektisuunnitelmaa on toimituksen laadunhallinta, joka on syytä suunnitella siten, että asetetut laatukriteerit ovat mitattavissa. Laatusuunnitelman sisältö riippuu siitä, millaista projektia ollaan toteuttamassa ja se kytketään myös projektin hyväksymispisteisiin.

Tietojärjestelmän toimitusprojektien luonteesta johtuen on tyypillistä, että suunnitelmiin tulee muutoksia. Muutosten hallinta on kuvattava täsmällisesti ja sen merkityksen arviointi tehtävä määrätietoisesti siten, että huomioidaan sen vaikutus kaikkiin projektin osa-alueisiin, kuten kustannuksiin, aikatauluun ja resursseihin. On syytä asettaa myös kriteerit sille, millaiset muutokset toteutetaan projektissa ja mitkä siirretään toteutettavaksi vasta projektin jälkeen.

Riskien hallinta on osa projektisuunnitelmaa ja jo suunnitteluvaiheessa pyritään tunnistamaan projektiin kohdistuvat riskit ja suunnitellaan näiden hallintamenettelyt. Hankintasuunnitelmassa on tehty jo ensimmäinen riskianalyysi, mutta projektin suunnitteluvaiheessa se tehdään uudestaan ennen varsinaisen projektin aloittamista. Riskien merkityksen arvioimiseen voidaan käyttää todennäköisyys/seuraus analyysia.

Projektin läpivienti ja johtaminen

Projektin johtaminen voidaan jakaa eri osa-alueisiin, joihin kuhunkin liittyy omat erityispiirteensä ja haasteensa. Projektijohtamisen keskeisiä osa-alueita ovat muun muassa laajuuden hallinta, ajankäytön hallinta, kustannusten hallinta, resurssien hallinta ja riskien hallinta.

Projektipäällikkö antaa usein projektille kasvot ja on keskeinen voimavara projektille. Usein, kun projekti kestää kuukausia tai jopa vuosia, projektipäällikön on oltava kokopäiväinen resurssi projektille. Projektipäällikön ominaisuuksiin kuuluukin olla vahvasti sitoutunut projektiin ja pyrkimys saattaa projekti loppuun asti. Projektipäälliköllä on myös kyky organisoida ja johtaa ihmisiä toimissaan läpi projektin eri vaiheiden. Hänellä on oltava neuvottelutaitoa ja uskallusta puuttua vaikeisiinkin asioihin, joita projektin aikana ilmenee. Avoimuudesta ja rehellisyydestä ei projektipäällikkö voi tinkiä, koska monivivahteinen projektityöskentely ei salli minkäänlaista epäluottamuksen ilmenemistä projektipäällikön ja muun projektiorganisaation välillä. Myös kyky hoitaa useita asioita yhtä aikaa sekä rohkeus kohdata epäonnistumisia on hyvän projektipäällikön ominaispiirteitä. Monesti on etua siitä, että projektipäällikkö ei kuulu tilaajaorganisaatioon, vaan tulee ulkopuolisena projektiin. Tällöin projektipäällikköä ei sido organisaation sisäiset jännitteet ja tehtävät, vaan hän voi keskittyä täysillä projektin hoitamiseen. Lisäksi ulkopuolinen projekti-päällikkö kykenee näkemään asioita, joita organisaation sisällä ei aina huomata.

Projektin johtaminen pohjautuu projektisuunnitelmassa kuvattujen tehtävien läpiviemiseen. Johtaminen jakautuu niin päivittäiseen, viikoittaiseen kuin kuukausittaiseenkin johtamiseen sisältäen niin projektipäällikön kuin projektin johtoryhmän ja mahdollisesti vielä hankkeen ohjausryhmän tehtäviin.

Projektin päättäminen

Kun projekti on saanut valmiiksi kaikki suunnitellut lopputulokset, voidaan se päättää. On myös mahdollista, että projekti päätetään aikaisemmin johtoryhmän päätöksellä.

Projektin päättäminen edellyttää johtoryhmän hyväksymistä projektin päättämiselle. Päätösehdotuksen tekee yleensä projektipäällikkö ja se käsitellään projektin johtoryhmässä. Jotta projektin päättäminen voidaan tehdä, on johtoryhmällä oltava tieto projektin tuloksista suhteessa vaadittuihin tuloksiin, projektin laatukriteereiden täyttymisestä sekä kaikista projektiin liittyvistä poikkeamista joita projektisuunnitelmassa oli.

Projekti päättäminen tarkoittaa erilaisten projektin aikaisten aktiviteettien sulkemista tai siirtämistä toiselle vastuutaholle.

Projektin loppuraportti on keskeinen yhteenveto projektin päättämisestä ja siinä on arvioitava kaikkia projektijohtamisen osa-alueita sekä mahdolliset kytkennät toisiin projekteihin tai laajempaan hankekokonaisuuteen. Projektin loppuraportin yhtenä tehtävänä on jakaa kokemuksia ja saada oppia seuraavia projekteja varten. Projektin loppuraportin laatii projektipäällikkö, jolla on projektiin liittyvät mittarit ja analyysit kerättynä projektin ajalta.

Kysy lisää, miten Eveto voi auttaa onnistuneessa käyttöönottoprojektissa…