Tietojärjestelmän valinta

Tietojärjestelmän valintavaiheen työmäärä on riippuvainen monesta hankinnan valmisteluvaiheen osa-alueesta. Mikäli hankinnan valmisteluvaihe toteutetaan huolellisesti ja tarvittavat analyysit, dokumentit ja päätökset toteutetaan, saavutetaan valintavaiheessa huomattava ajansäästö ja hankinnan riskien pieneneminen. Tietojärjestelmän valintavaihe edellyttää, että valintaryhmän jäsenet ovat käytettävissä varsinaiseen valintaprosessiin, joka vaatii useinkin kohtalaisen suurta ajankäyttöä tarjousten sisällön analysoimiseen ja vertailuun eri vaihtoehtojen kesken.

Tarjouspyyntö

Tietojärjestelmän valintavaiheen keskeisiä työvaiheita ovat tarjouspyynnön laadinta ja siihen liittyvät tarkentavat selvitykset. Tarjouspyynnön laatimisen edellytyksenä on, että välttämättömät lähtötiedot ovat olemassa. Se, mitä lähtötietoja tarvitaan, on riippuvainen siitä, millainen tietojärjestelmä on tavoitteena hankkia. Joka tapauksessa keskeisiä dokumentteja ovat tarjousohje, jossa kerrotaan kuinka tarjousprosessi etenee, varsinainen tarjouspyyntö, jossa kerrotaan hankittavan järjestelmän vaatimukset, käsittäen niin toiminnallisuutta, teknistä ratkaisua, tietoturvaa kuin laatutekijöitä. Tarjouspyynnössä kerrotaan myös, mitä kriteereitä ja painoarvoja käytetään toimittajia ja tarjottavia ratkaisuja arvioitaessa. Tämän lisäksi tarvitaan toimitusta ja palveluja koskevien vaatimusten kuvaukset, sekä tilaajan sopimusehdot.

Tarjouspyynnön laatimisessa on kiinnitettävä huomiota jo etukäteen tulossa olevaan tarjousten vertaamiseen. Tarjouksen sisällysluettelolla ohjeistetaan tarjoajia määrämuotoisen tarjouksen jättämiseen. Määrämuotoisuus edesauttaa tarjousten yhdenmukaisuutta ja tehostaa muutenkin tarjousten käsittelyä.

Tarjouspyyntöjen laatimista ja kohdistamista helpottaa, jos tunnistetaan markkinoilla olevat toimijat ja heidän ratkaisunsa.

Tarjousten vertailu

Tietojärjestelmän valintavaihe kulminoituu tarjousten vertailuun, jossa eri toimittajien tarjoamia ratkaisuja verrataan esitettyjen kriteereiden ja painoarvojen mukaan. Myös toimittajien tekemät tarjousten esittelyt ovat osa tarjousten arviointiprosessia. Erityisen tärkeää on myös tutustua referensseihin ja haastatella toimittajan tarjoamia avainhenkilöitä kuten projektipäällikköä ja sopimuksen yhteyshenkilöä.

Usein hankinta toteutetaan siten, että alkukarsinnan jälkeen toimitetaan valituille toimittajille tarkennettu tarjouspyyntö. Tarkennettu tarjouspyyntö sisältää täsmennyksiä ja tarkennuksia ensimmäisen kierroksen kokemusten ja tarjottujen ratkaisujen sisällöstä.

Sopimusneuvottelut

Kun valittu toimittaja on löytynyt, aloitetaan valitusajat huomioonottaen sopimusneuvottelut, joiden työmäärä on paljolti riippuvainen tarjouspyynnössä esitetyistä etukäteen päätetyistä ehdoista ja niihin sitoutumisista. Mikäli sopimusehtoihin ei ole otettu riittävästi kantaa, niin sopimusneuvottelut saattavat olla hyvinkin työläät ja jopa keskeyttää koko valintaprosessin.

Kysy lisää, miten Eveto voi auttaa hyvän valintaprosessin toteuttamisessa